Établir de nouveaux procédés de gestion Grâce aux avancées technologiques, nous assistons à une transition de la gestion manuelle des dépenses de frais professionnelles vers l'automatisation des processus. En effet, ce nouveau procédé permet de gérer de manière plus efficace les frais liés aux voyages d'affaires et de sécuriser les données de l'entreprise. C'est un fait: la saisie manuelle des frais de déplacement engendre souvent des erreurs de données ou une perte d'information et peut engendrer des pertes financières non négligeables pour l'entreprise. Grâce à l'automatisation des processus la dématérialisation des justificatifs est possible. Automatiser dépenses professionnelle continue. En effet, l'archivage dématérialisé des justificatifs pourra assurer la pérennité des justificatifs et réduit les risques d'altération et de pertes. De ce fait, l'entreprise n'est plus tenue d'effectuer un archivage physique, et stocke ses justificatifs dans un serveur électronique. Par conséquent, déliquescence de qualité peut être évitée avec une gestion innovante des dépenses de voyages proposé par des SaaS comme Expensya et permettrait de réduire de 30% le coût de traitement liés aux dépenses.
Avec un suivi en temps réel, les différents intervenants pourront visualiser d'une manière personnalisée et complète toutes les dépenses engagées pour des analyses poussées: par projet, par zone géographique ou par fournisseur. Grâce aux solutions de gestion innovante des dépenses de voyages proposées par Expensya, vous réduisez par ailleurs de 30% le coût de traitement liés aux dépenses.
Gérer ses dépenses professionnelles par la mise en place d'un circuit automatisé La mise en place d'un flux de données intelligent est multi avantageuse pour toute entreprise à plusieurs égards. Il réduit les erreurs autrefois liées à la saisie manuelle, ce qui limite considérablement l'impact humain dans le traitement et la durée de gestion des frais. Il assure une totale transparence dans le traitement des dépenses professionnelles, ce qui restreint davantage les risques de charges non conformes à la réalité des dépenses. En plus de faciliter les transactions entre collaborateurs, le fait de gérer ses dépenses professionnelles suivant un flux de données numérisé favorise le contrôle efficient desdites transactions. Comment automatiser les notes de frais de mes collaborateurs ? - SAP Concur. Cela a un véritable impact sur la fiabilité et la précision des dépenses effectuées. Adopter une stratégie de gestion globale des dépenses Selon un rapport de la fondation GBTA, le temps moyen qu'un employé consacre à la gestion d'une note de frais est de 20 minutes. La valeur monétaire de ce temps est de 53 € et les risques que le collaborateur commette une seule erreur sur la note de frais s'élèvent au minimum à 48 € pour l'entreprise.
Un processus automatisé de A à Z pour gagner en efficacité au quotidien. Pour les indemnités kilométriques, l'URSSAF a mis en place un barème kilométrique qui prend en compte le type de véhicule selon sa puissance administrative (en nombre de chevaux) et selon des tranches de kilomètres parcourus à l'année. Ainsi, en optant pour un logiciel SIRH et une fois le collaborateur attribué à un véhicule, il va simplement saisir son adresse de départ et son adresse de retour afin que le logiciel calcule automatiquement la distance parcourue et la prise en charge. isiRH est couplé à Google Map et permet ainsi au collaborateur de ne pas pouvoir frauder sur le nombre de kilomètres. Vous n'aurez plus rien à craindre des contrôles de l'URSSAF. Automatiser dépenses professionnelles. Face à ce constat et les erreurs en paie à cause d'une mauvaise gestion des frais, de nombreuses sociétés se tournent vers des logiciels de gestion des notes de frais et de gestion des indemnités kilométriques. Le but est de rendre la saisie plus simple pour le collaborateur et de gagner du temps précieux lors du traitement et du remboursement afin de se recentrer sur d'autres missions plus productives.
Les frais de logement (hôtel…) Le salarié doit se trouver à plus de 50 km de son domicile ou à plus d'1h30 en transports en commun. Les frais de déplacement (carburant, péage, stationnement, transport en commun…) > Pour une location de voiture, le collaborateur doit prendre à sa charge la totalité des frais (carburant, péage et location). > S'il utilise sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels, l'entreprise devra procéder au remboursement kilométrique en respectant les règles établies par l'administration fiscale. Les frais professionnels pour les télétravailleurs Dans le cas d'un télétravail, l'entreprise doit prendre en charge une partie des dépenses effectuées par le collaborateur (pourcentage du loyer, forfait internet et mobile, etc. ). Automatiser dépenses professionnelles des services. Les frais de NTIC (utilisation d'outils issus des nouvelles technologies) Les frais de petites fournitures de bureau ou de consommables divers. Les modalités de remboursement Le remboursement des frais professionnels peut s'effectuer selon deux modes de prise en charge.
En effet, gérer ses dépenses professionnelles suivant un système traditionnel faisant appel au formulaire papier à remplir pour l'établissement de notes de frais physiques est un véritable moment de stress. Aussi convient-il de rappeler que le comptable est forcé de saisir manuellement les données chronophages avec le tableur Excel. Cela constitue une perte de temps et d'énergie pour le comptable. D'où l'importance de recourir à une gestion simplifiée et automatisée des frais d'entreprise. Pourquoi automatiser son processus Procure to Pay ?. Cette solution nécessite toutefois une bonne connaissance des méthodes de gestion efficace et des outils de performance. Il faut également identifier et appliquer les processus à même de contribuer à gérer ses dépenses professionnelles avec plus de sécurité et d'agilité. Découvrez-les sans plus tarder! Instaurer de nouvelles stratégies de gestion La technologie de pointe et les innovations en matière du numérique ont permis un changement de paradigme des plus ingénieux. La gestion manuelle des dépenses d'entreprise devient alors de plus en plus désuète au profit d'une gestion digitalisée.
Chaque jour, de plus en plus d'entreprises automatisent leurs processus opérationnels, notamment la gestion des dépenses. Et à juste titre. Selon notre propre étude, menée par une agence de recherche externe, 38% des employés pensent que soumettre et traiter les dépenses manuellement est ennuyeux. Plus d'un sur six dit même redouter de devoir le faire. La satisfaction des employés a un impact direct sur leurs performances et donc sur celles de l'entreprise. Le maintien d'un niveau élevé de satisfaction des employés entraîne des niveaux de productivité plus élevés. Par conséquent, si vous tenez à ce que vos employés soient satisfaits et que les niveaux de productivité soient élevés, il est judicieux d'envisager d' automatiser la gestion de vos dépenses. Gestion des dépenses professionnelles, quel outil choisir ?. Mais comment ce processus fonctionne-t-il? Aller à: Le procédé traditionnel Les bénéfices d'une gestion automatisée des dépenses Les éléments à prendre en considération Commencez avec Klippa Le procédé traditionnel Les notes de frais sont essentiellement des dépenses professionnelles avancées par les employés.
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