Optimisation – Les éléments qui permettront de conférer à votre événement un impact commercial, y compris la collecte de leads, l'analyse de l'utilisation et du comportement, et les notifications/alertes du public Environnement – Les détails de la plateforme elle-même, y compris l'espace d'accueil virtuel, les applications web et mobiles natives, le support linguistique et les fonctionnalités de personnalisations graphiques et de publication des applications. Assistance – Le soutien que le fournisseur peut apporter, y compris une assistance internationale, par e-mail/téléphone/Internet, des horaires d'assistance (24 heures sur 24, 7 jours sur 7? ), des intégrations et une capacité d'authentification unique. Comment fonctionne le cahier des charges d'appel d'offres pour la création d'une plateforme d'événements virtuels et hybrides? Nous avons divisé notre cahier des charges d'appel d'offres en deux sections: Présentation de l'appel d'offres – Celle-ci doit être remplie par l'entreprise qui recherche un prestataire.
Ainsi, en période post pandémie, les enjeux de cette rédaction sont différents. Il faudra bien sûr tout prévoir à ce sujet (respect des mesures sanitaires dans un lieu adapté: contrôle des pass sanitaires, nombre de convives restreint en fonction des dimensions du lieu choisi, etc…) Prévoir dans son cahier des charges une date, des horaires fixes et un lieu adapté Vous devez également prévoir dans votre cahier des charges une date, des horaires fixes et un lieu adapté. En fonction du type d'événement organisé, de vos objectifs et du public ciblé, vous pourrez opter pour un lieu en particulier plutôt qu'un autre. N'oubliez pas que le choix du lieu qui accueillera votre événement professionnel est capital. Il doit donc être bien localisé, accessible et respecter les normes sanitaires et de sécurité. Enfin, en fonction du type d'événement que vous organisez, il faudra également penser au standing du lieu. Par exemple, si vous devez organiser une conférence, un auditorium serait idéal. De même, si vous organisez un lancement de produit, il serait stratégique de choisir un lieu qui valorise le produit.
Vous devez vous assurer que la solution que vous choisissez corresponde à votre budget actuel, et éventuellement futur. Orientation stratégique – Au-delà des opérations au jour le jour, il est important de définir une orientation stratégique future. En effet, il ne serait pas souhaitable de devoir changer de fournisseur chaque fois que vos besoins évoluent. Outre ces éléments, il est fréquent que la politique interne (en particulier pour les appels d'offres de grande envergure impliquant plusieurs services) nécessite de faire appel à un expert pour apporter de la crédibilité et de l'autorité à votre processus décisionnel. Quelles sont les exigences à respecter dans le cadre d'un appel d'offres pour la création d'une plateforme d'événements présentiels virtuels ou hybrides? Voici les différentes catégories d'exigences à inclure dans le cahier des charges de votre appel d'offres pour une plateforme d'événements en ligne (telles sont également les sections que nous avons incluses dans notre modèle de CAHIER DES CHARGES GRATUIT): Gestion d'événements – Tout ce dont vous avez besoin pour la création et la gestion logistique de votre événement, y compris l'inscription, l'identité graphique et la personnalisation, ainsi que la possibilité d'envoyer des notifications et des alertes.
Allez-vous servir de la nourriture et des boissons? Quel genre de lieu allez-vous louer? Où se trouve le lieu? Aurez-vous besoin d'avoir du personnel sur place? Planifiez votre budget en fonction de vos revenus attendus de l'événement. Si vous vendez des billets, par exemple, demandez combien de billets vous devrez vendre pour réaliser un profit et à quel prix. Une fois que vous avez une idée de votre budget, établissez un calendrier. Vous aurez besoin d'avoir une date pour l'événement, bien sûr, mais établir d'autres jalons importants en cours de route. Par exemple, vous devrez peut-être avoir un lieu sécurisé au moins trois mois avant l'événement, ou vous devrez peut-être sélectionner un traiteur un mois avant l'événement. Étape 4: Faites un profil de vos participants. Un dîner officiel pour des commerciaux sera très différent de la fête de fin d'année de votre entreprise. C'est pourquoi il est crucial d'inclure un profil détaillé de vos participants. Étape 5: Incluez un guide de présentation.