Méthode de réalisation de la démarche de cadrage La démarche de cadrage est principalement réalisée par des entretiens et/ou l'animation d'ateliers. Ceux-ci ayant pour objet de faire mûrir le besoin en interne et d'identifier les besoins clés à mettre en œuvre. Une réflexion sera également menée pour identifier les besoins à plus long terme. La note de cadrage La réflexion menée aboutit sur un document appelé la note de cadrage. Ce document donne le cap du projet et deviendra le référentiel pour les autres phases du projet. Elle permettra de communiquer en interne et sera le socle de base pour préparer le cahier des charges ainsi que les autres livrables du projet. Cette note de cadrage comprendra également le détail des parties prenantes (le chef de projet, les équipes, etc. ). En synthèse, la note de cadrage reprendra le contexte, les enjeux, les objectifs, le périmètre arrêté du projet, les justifications d'alignement des besoins à la stratégie et le retour sur investissement attendu.
Comment présenter simplement la finalité et le contenu d'un projet à toutes les personnes directement ou indirectement impliquées? La note de cadrage est un outil clé pour présenter un projet dans ses grandes lignes. Comment la rédiger? Que contient-elle? Qu'est-ce qu'une note de cadrage? Il s'agit du document de référence dans le processus. Il reprend dans les grandes lignes les points importants à connaitre d'un projet. Il répond aux questions QQOQCP: Q – Quoi: définition du projet, périmètre P – Pourquoi: finalité du projet, contexte de la demande Q – Qui: parties impactées, parties prenantes, chef de projet, équipe projet, utilisateurs clés O – Où: lieu (à préciser si nécessaire) Q – Quand: planning, dates clés C – Comment: méthodes, ressources, budget… A quoi sert ce document? Dans le cycle de vie d'un projet, la note de cadrage se situe entre l'étude d'opportunité et la conception du cahier des charges. Ce document est utile à plusieurs égards: un contrat entre le donneur d'ordre (ou le commanditaire) et le chef de projet en charge de l'ouvrage.
Elle comprendra également les moyens connexes à mettre en œuvre et l'identification des risques. Les outils alimentés grâce à la note de cadrage Le PMP ou Plan de Management de Projet est le document de référence pour l'exécution et la maîtrise du projet. Le Plan Management de projet regroupe les informations indispensables pour le pilotage du projet. Il détient la référence des objectifs, coûts et délais à atteindre. Il définit les activités de management de projets appliqués durant toute son exécution. Il est validé par les contributeurs projet de l'ensemble des membres de l'équipe projet. La PAQ ou Plan d'Assurance Qualité. Le PAQ est un document réalisé dans le cadre de projets importants. Il reprend l'ensemble des éléments relatifs au projet et à son organisation. La note de cadrage permettra également d'affiner le projet sur: Le PBS (Product Breakdown Structure). C'est un découpage par éléments livrables au client (équipement, documentation, installation, etc. Le résultat est l'OTP (Organigramme Technique du Produit).
Quels sont les objectifs? Quel est le délai? Quel est le budget? A quoi sert le projet? Quelle rentabilité est attendue? Un bon moyen de tester une note de cadrage est de la faire lire par une personne non avertie. Si le lecteur est capable de restituer le projet avec clarté, c'est que le commanditaire a réussi à exprimer son idée de projet. Lire la suite de l'article chez Olsen Conseil Stefan Csösz – Licence Creative Commons: Paternité – Pas d'Utilisation Commerciale – Partage des Conditions Initiales à l'Identique Entrée précédente: WBS versus OBS Entrée suivante: La matrice WBS à quatre dimensions: « WBS Matrix » (première partie)
Préciser le périmètre du projet en termes de produits, fonctionnalités, technologie, etc. Identifier les moyens connexes à mettre en œuvre pour réussir le projet. Faire un focus sur la gestion du changement et les moyens de communication à mettre en œuvre. Identifier les 20% des besoins qui généreront 80% de valeur. Vérifier l'alignement des besoins avec la stratégie de la société. Déterminer le macro planning de référence comprenant les grandes étapes, les dates-clés, les jalons du projet. Déterminer le budget de référence. Déterminer le retour sur investissement attendu du projet. Définir les ressources nécessaires (ressources humaines, matériel, etc. ). Définir l'organisation du projet (équipe projet, rôles, instances, processus exécutés dans le cadre du projet et les outils et techniques utilisés) Définir les moyens de communication mis en place dans le cadre du projet. Identifier les risques et plans d'action associés. Définir les indicateurs qui permettront de mesurer l'avancement du projet et l'atteinte des objectifs.
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