Comme l'ont déjà pointé de nombreux articles, la récente période de confinement a été propice au développement du télétravail, et par extension, des visioconférences et autres réunions à distance. Un contexte très inhabituel durant lequel des entreprises encore peu à l'aise avec ces solutions ont dû plonger dans le grand bain avec précipitation… et ont parfois connu quelques ratés. Comment faire une visioconférence réussie? Bones pratiques visioconférence of the eye. Voici nos conseils! Réussir sa visioconférence: les bonnes pratiques Le secret d'une visioconférence réussie se situe principalement en amont, durant sa phase préparatoire. Il faut comprendre qu'une visioconférence, quel que soit son objet, répond à des règles quelque peu différentes de celles d'une réunion classique. Il s'agit certes de réunir plusieurs personnes pour échanger autour d'un sujet défini à l'avance, mais le facteur distance change beaucoup de choses. ✅ Les vérifications indispensables Tout d'abord, le succès d'une visioconférence est totalement dépendant de la fiabilité du matériel et des logiciels utilisés par les participants.
À l'inverse, JITSI et Infomaniak Meet se font remarquer avec des résultats médiocres. À titre plus anecdotique, l'usage de certaines applications peut être optimisé sur smartphone. Ainsi, la version TIXEO-optimisée (qui vient d'être primée par la CNIL pour son authentification forte) peut réduire significativement sa dépense énergétique en mode audio et vidéo. A contrario, Zoom (très utilisée actuellement dans le cadre du télétravail) sollicite lourdement le smartphone avec une notification de surconsommation de batterie apparue à plusieurs reprises lors des mesures in vivo. Bonnes pratiques visioconférence. Fait regrettable, car, contrairement à l'ordinateur ou à la tablette, il est compliqué de paramétrer une qualité vidéo réduite sur smartphone. Quelles solutions et attitudes post-confinement? Le confinement a montré combien les utilisateurs pouvaient être inventifs, exigeants, et prescripteurs d'applications. Les entreprises vont devoir s'adapter et intégrer ces systèmes que leurs employés-utilisateurs se sont appropriés, chez eux, au fur et à mesure de l'interpénétration des sphères personnelles et professionnelles.
Trop souvent, les réunions à distance sont parasitées par une technologie mal maîtrisée. Idéalement, vous testerez le son, la lumière et vous vous isolerez dans une pièce calme. Un ordre du jour Adresser l'ordre du jour en amont permet aux participants de savoir où ils vont et leur laisse le temps de réfléchir aux sujets qui seront abordés. Ils pourront également vous suggérer de traiter un point qui n'est pas sur la liste et leur semble important. Des objectifs clairs Un objectif de réunion clairement défini vous permet de fixer un cadre et de maîtriser davantage le temps de réunion. Lorsque vous sentez que les participants se dispersent, rappelez l'objectif de cette vidéoconférence afin de revenir rapidement à l'essentiel. Un temps dédié au lancement de la visioconférence Demandez à vos collaborateurs d'arriver 5 minutes avant le début de la conf call pour que chacun s'installe et s'assure que l'outil fonctionne correctement. COVID-19 : les conseils de la CNIL pour utiliser les outils de visioconférence | CNIL. Les réglages qui traînent en longueur empiètent souvent sur le temps de réunion.
Cela passe notamment par la présentation de chacun (nom et rôle) en début de réunion et le rappel du nom de la personne qui s'apprête à intervenir pour éviter les incompréhensions. Il doit par ailleurs s'exprimer clairement, en prenant soin de bien articuler, à la bonne vitesse (ni trop lentement ni trop rapidement), et assez fort pour être le plus intelligible possible. De plus, l'animateur doit éviter de rester immobile, mais ne pas être trop brusque non plus dans ses mouvements, ce qui pourrait occasionner des saccades visuelles assez désagréables. Pour impliquer davantage les participants, essayez aussi de les regarder « dans les yeux », c'est-à-dire en direction de votre webcam. Oui, on vous le concède, cela peut sembler difficile de prime abord, mais cela peut tout changer. Bones pratiques visioconférence function. Pour ne pas céder à la tentation de vous regarder parler (rassurez-vous, on a tous le même réflexe), désactivez votre miniature! Autre point important: veillez à couper les micros des personnes qui n'interviennent pas pour éviter que tout le monde se coupe la parole, avec la latence perturbante et les temps morts que cela engendre.
Il convient d'être particulièrement vigilant à ce sujet, notamment si votre réunion implique des enfants. Comme précaution minimale, il est recommandé de générer un identifiant de réunion unique pour une réunion donnée. En ne révélant pas votre identifiant personnel de réunion au public, vos futures réunions n'attireront pas d'invités indésirables. 2- Toujours utiliser des codes d'accès: les organisateurs de réunions doivent attribuer un code d'accès pour le modérateur et, si possible, un code pour les participants afin de renforcer la sécurité de la réunion. Les codes modérateur exigent que l'hôte de la réunion (ou un participant désigné) saisisse un code unique pour démarrer la réunion. Cela permet d'éviter les comportements à risque avant l'arrivée de l'organisateur. 9 bonnes pratiques pour des visio-conférences productives et engageantes. Les codes participants ajoutent un niveau de sécurité supplémentaire, en permettant uniquement à ceux qui ont le bon code de rejoindre la réunion. Certains services de vidéoconférence offrent également une détection avancée de la fraude, afin de détecter et de signaler les échecs répétés de connexion et de participation à la réunion.
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