L'état des lieux ne doit pas nécessairement être enregistré en même temps que le contrat de bail. Selon les cas, l'enregistrement est payant ou non. Voir: Combien coûte l'enregistrement du bail? Bail enregistré gratuitement: état des lieux joint au moment de l'enregistrement du contrat de bail Conformément au premier principe exposé ci-dessus, l'enregistrement de l'état des lieux est alors gratuit. Bail enregistré gratuitement: état des lieux présenté à l'enregistrement dans un second temps Si l'état des lieux est présenté à l'enregistrement après l'enregistrement du contrat de location, le premier principe ne s'applique pas.
Tout doit être décrit avec précision, et ce, dans chaque pièce du logement. Exemple: s'il y a une cuisine équipée, notez chaque type d'appareil présent et vérifiez qu'ils fonctionnent. Pour les locations meublées, tous les meubles doivent faire l'objet d'une appréciation. Il faut, bien sûr, mentionner les « défauts ». Par exemple, si la tapisserie est défraîchie, notez-le. Idem si le parquet a quelques lames en moins dans un coin ou si une armoire intégrée au mur a des étagères un peu abîmées. Le but est évidemment que vous soyez tous deux d'accord sur la description faite dans le document. Vous devrez remettre à votre locataire un exemplaire du document (signé par vous deux) lorsque vous quitterez le logement à l'issue de cet état des lieux. Vous devrez également conserver un exemplaire. Cet état des lieux, réalisé à l'amiable et comportant vos deux signatures est dit « contradictoire ». Il atteste que les deux parties sont d'accord sur son contenu et lui seul a une valeur juridique, contrairement à un état des lieux qui ne serait signé que par une seule des parties.
En cas de désaccord persistant, l'affaire devra être portée devant le tribunal. Par ailleurs, les matériaux et éléments dégradés dont il n'est pas fait mention sur l'état des lieux d'entrée ne peuvent être mis à la charge du locataire. Cela montre tout l'intérêt de remplir l'état des lieux entrant avec la plus grande minutie et d'y noter chaque élément, aussi minime puisse-t-il paraître. Chez E-Gérance, nous vous proposons gratuitement un formulaire d'état des lieux qui détaille chaque point à prendre en compte afin de faciliter vos démarches. ÉTABLIR UNE GRILLE DE VÉTUSTÉ POUR ANTICIPER LES LITIGES Lors de la signature du bail, le propriétaire et le locataire peuvent convenir de l'application d'une grille de vétusté. Ce document introduit par la loi Alur définit une durée de vie théorique précise pour chaque équipement du logement (revêtements muraux ou du sol, réfrigérateur, cabine de douche, évier de cuisine, volets roulants, etc. ). Le but étant de disposer d'une base concrète pour déterminer si des dégradations sont dues à la vétusté ou à un mauvais usage.